Use when standardizing event w…

# 20人技术周会标准流程（三步法）

一、会前：会议通知（提前1个工作日）

• 固定时间：将周会设为飞书日历“重复日程”（如每周一上午），一次性创建，全员自动收到，避免每周重复发通知
• 通知内容模板（放日程描述里，每期只改议题部分）：
• 本周议题（各小组提前1天提交）
• 需准备的材料/数据
• 会议时长与议程时间分配
• 议题收集：用飞书多维表格建“议题收集表”，成员自助填写，周五截止，主持人周日汇总筛选
• 提醒机制：飞书日程自动提醒（会前15分钟），重要议题可单独@相关负责人

二、会中：会议室预订与会议执行

• 预订方式：在飞书日历创建日程时，直接关联会议室资源（添加“会议室”参与者即可自动预订并验空闲状态）
• 备选方案：若无固定会议室，创建日程时飞书会自动筛选该时段可用的会议室，按容量选可容纳20人的房间
• 现场配套：
• 用飞书妙记（或系统录屏）录音转写，减少人工记录压力
• 屏幕共享前确认投屏权限，避免浪费时间
• 每个议题设时间盒，超时议题转“会后跟进”

三、会后：纪要归档（当天完成）

• 纪要生成：以飞书妙记转写稿为基础，指定记录人当天整理，重点保留：结论、待办事项、责任人、截止时间
• 归档结构：建立统一的知识库/文档目录，建议结构：

```

技术周会纪要/

└── 2025年/

└── 01月/

└── 0106-周会纪要（命名规范：日期+主题）

```

• 待办落地：纪要中的行动项直接用飞书任务（或项目工具）创建，@责任人并设截止日
• 同步通知：纪要文档链接发至部门群，缺席者可异步了解

四、落地建议

• 指定1名固定“流程负责人”（轮值也可），负责每周检查议题收集和纪要归档
• 每月回顾一次流程执行情况，删减冗余环节
• 全流程沉淀为一份SOP文档放入知识库，新人接手无门槛

核心逻辑：能自动化的交给飞书（日程重复、自动提醒、妙记转写），人只负责议题筛选和待办跟进。